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Secrétaire formation


18-06-2021
Emploi permanent
PANTIN
: 1799
: Titulaire de la Fonction Publique
: Assistanat/Secrétariat

Contexte du recrutement et définition de poste


Sous la responsabilité du chef du service formation « savoirs fondamentaux », vous assurez la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif, financier et logistique des actions de formation et autres activités du service, en interface avec les collectivités, les agents, les intervenants et les services ressources de la délégation.

 

Vos missions principales sont les suivantes :

 

Organisation administrative des actions de formation

-          Gestion des inscriptions : convocations, attestations de présence

-          Clôture des sessions

-          Saisie sur les différents logiciels métier de données liées à l’activité du service, avec contrôle continu de leur mise à jour

-          Participation à la préparation de la clôture comptable

-          Déclenchement de toutes les mises en paiement

 

Organisation logistique des actions de formation

-          Mise en place de l’ensemble des conditions logistiques requises par l’action de formation et ajustement continu des réservations de moyens en fonction des événements 

-          Mise à disposition de la documentation pédagogique validée par le conseiller formation

-          Interface avec les services ressources en interne ou les collectivités pour les stages intra, pour la mise à disposition de matériel ou de services nécessaires à l’action

 

Relation avec les agents, les collectivités et les formateurs

-          Accueil physique et téléphonique des stagiaires, des agents et des formateurs

-          Information sur les dispositifs, les actions programmées, les conditions logistiques ; orientation vers le bon interlocuteur si besoin

-          Accompagnement des collectivités et des agents dans l’utilisation de l’outil internet pour l’accès à l’offre en ligne et pour les modalités de l’inscription en ligne

-          Restitution orale et écrite au conseiller formation d’éléments de satisfaction ou de dysfonctionnement des actions

 

Participation active aux réflexions collectives

-          Participation aux réunions de service, de direction, de délégation ou d’établissement

-          Contribution à des groupes de travail collaboratifs entre pairs et à des groupes projets au sein de la structure et de l'établissement

 

Secrétariat de service

-          Accueil physique et téléphonique et traitement des mails

-          Alerte auprès du chef de service sur les délais, manques, urgences et aléas

-          Mise en forme de lettres et documents

-          Archivage

Profil recherché


Connaissance de l’environnement territorial, du statut et de la base du droit de la formation

Connaissance de l’activité et de l’organisation de l’établissement

Capacité à utiliser les outils bureautiques et à s’adapter aux applicatifs métiers

Capacité d’organisation

Capacité à communiquer avec le public et à travailler en équipe